Политика в отношении обработки персональных данных

Настоящая Политика определяет порядок обработки персональных данных при использовании сервиса КОГДА (kogda.app).

В случаях, когда КОГДА самостоятельно определяет цели обработки, оператором персональных данных является:

Индивидуальный предприниматель Машкова Анастасия Владимировна
ОГРНИП 326547600148673
ИНН 541011243084

Контакт по вопросам персональных данных: [email protected].

Актуальные реквизиты: https://kogda.app/legal/requisites.

1. Роли участников

При работе КОГДА необходимо различать две ситуации.

1.1. Данные специалиста

При регистрации, входе, обеспечении безопасности аккаунта, предоставлении функций КОГДА, поддержке, оплате доступа и иных собственных процессах цели обработки определяет оператор КОГДА.

1.2. Данные клиента специалиста

Когда физическое лицо записывается к специалисту, цели обработки его данных определяет специалист.

В этой части специалист является оператором персональных данных клиента, а КОГДА обрабатывает данные по его поручению в объёме, необходимом для работы онлайн-записи и выбранных специалистом функций.

2. Принципы и основания обработки

Мы обрабатываем персональные данные для определённых, заранее установленных и законных целей, не допускаем обработку, несовместимую с этими целями, и стремимся ограничивать объём данных необходимым минимумом.

В зависимости от ситуации обработка осуществляется, в частности:

• для заключения и исполнения договора;
• для исполнения обязанностей, возложенных законодательством;
• для осуществления прав и законных интересов при условии соблюдения прав и свобод субъекта;
• на основании согласия субъекта, когда оно требуется законом;
• по поручению другого оператора персональных данных.

Мы не продаём персональные данные и не используем данные клиентов специалистов для собственной рекламы.

3. Данные аккаунта специалиста

При регистрации и использовании аккаунта могут обрабатываться:

• имя;
• адрес электронной почты;
• пароль в виде криптографического хэша;
• часовой пояс;
• страна и иные настройки профиля;
• настройки интерфейса и отображения;
• сведения профиля, описание и профессиональные направления;
• аватар, обложка и иные загружаемые изображения;
• услуги, категории услуг и цены;
• расписания и специальные даты;
• настройки уведомлений;
• настройки публичной страницы;
• сведения о подключённых интеграциях;
• сведения о тарифе, пробном и оплаченном периоде;
• сведения о принятии актуальной версии Условий.

Эти данные используются для создания и обслуживания аккаунта, предоставления функций КОГДА, отображения публичной страницы, выполнения пользовательских настроек, безопасности и поддержки.

4. Вход и регистрация через Google

Пользователь может зарегистрироваться или войти в КОГДА с помощью Google.

Для этой функции КОГДА получает только данные, необходимые для идентификации пользователя:

• адрес электронной почты;
• имя из профиля Google;
• сведения о том, подтверждён ли соответствующий адрес электронной почты.

Пароль Google КОГДА не получает.

Идентификатор Google-пользователя и OAuth access/refresh tokens, полученные исключительно для функции входа, в базе КОГДА не сохраняются.

Полученные сведения используются для идентификации пользователя, создания или поиска аккаунта и заполнения основных данных профиля при регистрации.

После создания аккаунта имя и email обрабатываются как обычные данные аккаунта КОГДА и могут технически обрабатываться поставщиками, обеспечивающими работу Сервиса, например поставщиком инфраструктуры или доставки служебной электронной почты.

Данные, полученные через Google Sign-In, не используются для рекламы, создания рекламных профилей, продажи данных или обучения моделей искусственного интеллекта.

5. Google Календарь

Подключение Google Календаря является отдельной функцией и не происходит автоматически при входе через Google.

Специалист подключает календарь самостоятельно в настройках КОГДА.

КОГДА запрашивает разрешения, необходимые для:

• просмотра информации о занятости free/busy;
• создания отдельного календаря, предназначенного для событий КОГДА;
• создания, изменения и удаления событий в календаре, созданном приложением.

Доступ free/busy не предоставляет КОГДА названия, описания и содержание личных событий специалиста.

Для работы интеграции КОГДА хранит или может хранить:

• email подключённого Google-аккаунта;
• идентификатор календаря;
• идентификаторы созданных событий;
• интервалы занятости календаря — время начала и окончания, без содержания событий;
• OAuth access token;
• OAuth refresh token;
• сведения о сроке действия токена.

В целевой production-конфигурации секреты Google Calendar, включая access и refresh tokens, хранятся в защищённом зашифрованном виде.

При создании события КОГДА может передавать в Google Calendar сведения, необходимые специалисту для встречи, включая время, название услуги и имя клиента в объёме, предусмотренном функцией календаря.

После отключения интеграции запись подключения и токены удаляются. КОГДА предпринимает предусмотренные функциональностью действия с созданными приложением событиями; отдельные события, необходимые для сохранения уже выданной клиенту ссылки на встречу, могут сохраняться в календаре.

Данные Google Calendar используются только для предоставления календарной функции КОГДА и не используются для рекламы, продажи данных или обучения моделей искусственного интеллекта.

Использование и передача информации, полученной через Google APIs, осуществляются в соответствии с Google API Services User Data Policy, включая применимые требования Limited Use.

6. Публичная страница специалиста

Специалист самостоятельно выбирает сведения, публикуемые на своей странице.

Публично могут отображаться:

• имя;
• фотография;
• описание;
• профессиональные направления;
• услуги и цены;
• доступные интервалы записи;
• ссылки и иные сведения профиля.

Публичная страница доступна неопределённому кругу лиц.

Загруженные изображения могут быть доступны по технической прямой ссылке. Метаданные обычных растровых изображений, включая географические координаты съёмки, удаляются перед сохранением в предусмотренных технической реализацией случаях.

7. Данные клиента при записи

В зависимости от используемых функций могут обрабатываться:

• имя;
• адрес электронной почты;
• выбранный способ связи;
• контакт в выбранном канале, если клиент его указал;
• выбранная услуга;
• дата и время;
• часовой пояс;
• формат встречи;
• статус записи;
• сведения об отмене или переносе;
• технический токен и ссылка управления записью;
• сведения о сумме и статусе оплаты, если используется онлайн-оплата;
• сведения о запросе возврата, если клиент его направляет.

КОГДА не требует от клиента предоставлять медицинские карты, диагнозы, результаты обследований или иные специальные категории персональных данных.

Клиентские данные обрабатываются КОГДА по поручению соответствующего специалиста и только в объёме, необходимом для работы записи и выбранных специалистом функций.

8. Согласие клиента

Если для обработки и поручения обработки персональных данных клиента требуется согласие, оно оформляется отдельно от Условий использования, Политики и иных документов.

До отправки формы записи клиенту предоставляется отдельный текст согласия, содержащий сведения об операторе-специалисте, целях обработки, категориях данных, действиях с ними и поручении обработки сервису КОГДА.

Факт предоставления согласия фиксируется в связи с записью. КОГДА сохраняет как минимум дату и время предоставления согласия, версию текста и сведения, позволяющие установить, от имени какого специалиста оно было получено.

9. Внутренние заметки специалиста

Специалист может сохранять внутренние организационные заметки о клиенте.

КОГДА не предназначен для ведения медицинских карт и систематического хранения специальных категорий персональных данных.

Специалист обязан самостоятельно оценивать законность, необходимость и содержание таких заметок и не вносить специальные категории персональных данных без надлежащего правового основания.

10. Оплата услуги специалиста клиентом

Если специалист подключил поддерживаемого платёжного провайдера, КОГДА может технически создавать платёж в пользу специалиста.

В действующей модели платёжному провайдеру для создания платежа передаются сведения, необходимые для операции, в том числе:

• сумма;
• валюта;
• название услуги;
• технические идентификаторы платежа и записи;
• адрес возврата после оплаты.

Имя, email и телефон клиента для создания такого платежа не передаются, если техническая модель конкретного провайдера не будет изменена и это не будет отдельно раскрыто.

Данные банковской карты вводятся непосредственно на стороне платёжного провайдера. КОГДА не получает и не хранит реквизиты банковской карты.

КОГДА получает и хранит технические сведения о статусе платежа в объёме, необходимом для работы записи.

11. Запрос возврата

После отмены оплаченной записи клиенту может быть предоставлена возможность направить специалисту запрос на возврат.

В связи с таким запросом могут обрабатываться:

• идентификатор записи;
• идентификатор платежа;
• сумма;
• валюта;
• дата запроса;
• технические сведения о доставке уведомления специалисту.

КОГДА не выполняет финансовый возврат и не отслеживает результат операции, которую специалист выполняет непосредственно через своего платёжного провайдера.

12. Служебная электронная почта

Для доставки служебных писем КОГДА использует специализированного поставщика электронной почты.

В зависимости от назначения письмо может содержать имя клиента, email, услугу, дату и время, контакт клиента, сведения о записи и служебную ссылку управления записью.

Актуальный production-поставщик указывается в перечне «Поставщики и внешние сервисы».

13. Telegram и MAX

Если специалист самостоятельно подключает соответствующий канал уведомлений, сведения о записи могут передаваться в Telegram или MAX для доставки сообщения специалисту.

Сообщение может содержать:

• имя клиента;
• услугу;
• дату и время;
• формат встречи;
• email клиента;
• выбранный клиентом контакт;
• сведения об оплате, необходимые специалисту.

Интеграция подключается специалистом добровольно и может быть отключена в настройках.

14. Push-уведомления

При включении Web Push сохраняются технические данные подписки браузера, необходимые для доставки уведомления.

Инфраструктурные службы браузера или операционной системы могут обрабатывать технические сведения, необходимые для маршрутизации сообщения. Содержимое Web Push защищается механизмами шифрования протокола push-подписки.

15. Другие календари и видеосвязь

Специалист может самостоятельно подключить поддерживаемые календари и сервисы видеосвязи.

Если интеграция подключена, данные передаются соответствующему внешнему сервису только в объёме, необходимом для выбранной функции, например для создания события или встречи.

Если календарь подключён для проверки занятости, КОГДА может хранить сведения о занятости — время начала и окончания занятых интервалов. Содержание событий, включая названия, описания, участников и место проведения, не сохраняется.

Решение о подключении такой интеграции принимает специалист.

16. Технические данные и безопасность

Для обеспечения безопасности аккаунта и устойчивости Сервиса могут обрабатываться:

• IP-адрес пользователя аккаунта;
• сведения о браузере и устройстве;
• данные доверенного устройства;
• дата, время и тип события безопасности;
• сведения о попытках входа;
• технические журналы ошибок.

Журналы безопасности в рабочей системе хранятся 90 дней, если более длительный срок не требуется законодательством или расследованием конкретного инцидента.

Для диагностики технических ошибок может использоваться внешний сервис мониторинга. КОГДА применяет фильтрацию и минимизацию передаваемой диагностической информации и не намерен передавать персональные данные сверх объёма, необходимого для диагностики.

17. Cookies, localStorage и sessionStorage

КОГДА не использует рекламные cookies и рекламные пиксели для собственной рекламы.

Для работы аккаунта и интерфейса используются необходимые технические механизмы хранения, в том числе:

• cookie доверенного устройства;
• localStorage для токена сессии и основных данных интерфейса;
• localStorage для часового пояса, валюты и формата даты и времени;
• sessionStorage для временных данных предпросмотра и навигации.

На публичной странице записи КОГДА не использует сторонние рекламные пиксели, стороннюю веб-аналитику или session replay, если иное не будет отдельно внедрено и раскрыто в настоящей Политике.

18. Основная инфраструктура и локализация

В целевой production-конфигурации основная серверная инфраструктура, база данных и файловое хранилище КОГДА размещаются у российского облачного провайдера на территории Российской Федерации.

При сборе персональных данных граждан Российской Федерации через Интернет первичная запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, в случаях, когда это требуется законодательством.

Актуальная инфраструктура и поставщики указаны на странице «Поставщики и внешние сервисы».

19. Трансграничная передача

Некоторые внешние сервисы, которые используются самим КОГДА либо подключаются специалистом, могут находиться за пределами Российской Федерации.

Трансграничная передача выполняется только при наличии предусмотренных законом оснований и после выполнения применимых требований законодательства.

Если передача происходит вследствие подключения специалистом внешней интеграции, специалист как оператор данных своих клиентов обязан учитывать такую передачу при выборе соответствующей функции и выполнении собственных обязанностей оператора.

20. Поставщики и внешние сервисы

Для работы КОГДА могут привлекаться:

• российский облачный провайдер основной инфраструктуры;
• поставщик сервисной электронной почты;
• сервис мониторинга технических ошибок;
• платёжный провайдер;
• Google;
• Telegram;
• MAX;
• службы Web Push;
• календари и сервисы видеосвязи, подключённые специалистом;
• поставщик DNS и доменной инфраструктуры.

Актуальный перечень, назначение и сведения о месте обработки публикуются на отдельной странице «Поставщики и внешние сервисы».

21. Сроки хранения

Данные аккаунта специалиста хранятся, пока существует аккаунт и пока они необходимы для предоставления Сервиса либо исполнения требований законодательства.

История записей хранится в аккаунте специалиста до удаления соответствующих данных или аккаунта, если иной срок не требуется законом.

Данные календарной интеграции хранятся, пока интеграция подключена или пока они технически необходимы для корректного отключения. Сведения о занятости хранятся в объёме, необходимом для проверки доступности, и удаляются при отключении календаря либо когда специалист перестаёт учитывать занятость этого календаря.

Журналы безопасности хранятся 90 дней с учётом исключений, указанных в разделе 16.

После запроса удаления аккаунта применяется 30-дневный период восстановления.

По истечении этого периода аккаунт и связанные с ним данные удаляются из основной рабочей базы в соответствии с техническим процессом удаления.

Резервные копии могут сохраняться в течение ограниченного технического цикла резервного хранения, после чего перезаписываются или удаляются. Резервные копии не используются для обычного восстановления отдельных удалённых пользователем записей.

Данные, ранее переданные во внешние сервисы, не всегда могут быть удалены из таких сервисов автоматически средствами КОГДА.

22. Удаление аккаунта

Специалист может инициировать удаление аккаунта средствами Сервиса.

В течение 30 дней аккаунт может быть восстановлен.

После истечения периода восстановления выполняется окончательное удаление основной записи аккаунта и связанных с ней данных из рабочей системы.

Загруженные файлы удаляются посредством технического процесса с повторными попытками.

Отдельные журналы безопасности могут сохраняться до окончания установленного для них срока хранения.

23. Права субъекта персональных данных

В случаях, когда ИП Машкова Анастасия Владимировна является оператором персональных данных, субъект вправе реализовать права, предоставленные законодательством Российской Федерации, включая право получать сведения об обработке, требовать уточнения, блокирования или удаления данных при наличии законных оснований, отзывать согласие и обжаловать обработку в установленном порядке.

Запрос можно направить на [email protected].

Если обращение касается данных, которые КОГДА обрабатывает по поручению специалиста, основной запрос направляется соответствующему специалисту как оператору таких данных. КОГДА оказывает специалисту необходимое техническое содействие.

24. Несовершеннолетние

КОГДА не предназначен для самостоятельного использования несовершеннолетними в качестве специалистов.

Если специалист оказывает услуги несовершеннолетнему клиенту, он самостоятельно определяет необходимое правовое основание обработки данных и получает согласие законного представителя, когда это требуется законодательством.

25. Защита данных

КОГДА применяет правовые, организационные и технические меры защиты с учётом характера данных, существующих угроз и используемой инфраструктуры.

В целевом состоянии такие меры включают, в частности:

• защищённую передачу данных;
• размещение основной базы данных в Российской Федерации;
• разграничение доступа;
• хранение паролей аккаунтов в виде криптографических хэшей;
• шифрование секретов интеграций, включая OAuth refresh tokens, когда их необходимо хранить;
• регистрацию и ограниченный срок хранения событий безопасности;
• фильтрацию технических журналов;
• резервирование и процедуры восстановления;
• управляемое удаление данных и файлов.

Ни одна информационная система не может гарантировать абсолютную защиту от всех возможных угроз.

26. Изменения Политики

Политика обновляется при изменении законодательства, состава обрабатываемых данных, целей обработки или существенной функциональности КОГДА.

Актуальная редакция публикуется на сайте.

Если изменение существенно влияет на порядок обработки данных зарегистрированного пользователя, КОГДА может дополнительно уведомить его через Сервис или по электронной почте.

27. Контакты оператора

По вопросам обработки персональных данных: [email protected].

Индивидуальный предприниматель Машкова Анастасия Владимировна
ОГРНИП 326547600148673
ИНН 541011243084

Реквизиты: https://kogda.app/legal/requisites